Osakerekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
Rekisterinpitäjä
SHT-Tukku Oy (0113891-7)
Tukuntie 4,
31900 Punkalaidun
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kalle Ristimäki 040 352 0114 etunimi.sukunimi@sht-tukku.fi
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään SHT-Tukku Oy:n osakkeen omistuksen perusteella.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
– osakkeenomistukseen liittyvien asioiden hoitamiseen
– osakkeen omistus
– osingon maksu
– tilitykset verottajalle
Tietoja käsitellään ainoastaan rekisterinpitäjäorganisaation asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta. Organisaatiolla on oikeus julkaista osakerekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai vastaavia. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun, sähköpostitse (s-postiosoite) tai rekisterin yhteyshenkilölle. Käsittelyn oikeusperusteena on sopimus.
Oikeutetun edun peruste
Kyseessä olevat henkilötietoryhmät
Nimi, yhteystiedot, pankkiyhteys, henkilötunnus
Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Rekisterinpitäjän henkilöstö soveltuvin osin.
Suostumus
Rekisterin tietosisältö
Osakerekisteri sisältää seuraavia tietoja:
– Henkilön etu- ja sukunimi
– Henkilötunnus
– Edustamansa yhteisö
– Sähköpostiosoite
– Postiosoite
– Puhelinnumero
Säännönmukaiset tietolähteet
Osakekauppa
Henkilötietojen säilyttämisaika
Kirjanpitolain mukainen 10 vuotta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan organisaation käytössä, paitsi verottajalle. Rekisteri on julkinen, pyydettäessä luovutettava. Osakeyhtiölaki 3:17.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole organisaation tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto
Manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan
tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto
Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää osakerekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Evästeet
Automaattinen käsittely ja profilointi
Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä organisaation asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rajoittamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin
yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yrityksen tai organisaation yhteyshenkilönä, ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojaasetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto PL
800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki p. 029 56 66700 tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.